Notables diferencias entre las políticas de eventos y su aplicación

Este informe destaca los principales riesgos a los que están expuestas las empresas en cuanto a los gastos generados por la realización de eventos cuando éstas no cuentan con un programa de gestión de eventos bien definido. Las principales que se extraen del estudio son:

• El 51% de los planificadores de eventos entrevistados considera que el riesgo no está adecuadamente contemplado por sus empresas.

• Un 52% de los planificadores no cuentan con un presupuesto cerrado en el momento en el que empiezan a planificar el evento.

• El 68% de los directivos entrevistados (Marketing, Finanzas, RRHH…) destaca la importancia de tener todos datos compilados sobre la gestión de los eventos; no obstante  el 85% de los planificadores de eventos no cuenta con las herramientas necesarias que les facilite el control de gastos en los eventos.

• Un 64% de los planificadores de eventos no cuentan con un método de localización de los asistentes  de  un evento en situaciones de emergencia / crisis.

“El hecho de no contar con un plan de gestión de  riesgos asociado a la realización de reuniones y eventos, puede tener graves consecuencias, tanto financieras como legales y de reputación de marca para las empresas” según señala Milton Rivera, Vicepresidente mundial de desarrollo de negocio  de American Express Meetings & Events. Este estudio confirma la disparidad existente entre las medidas de precaución que los directivos y Travel Managers piensan que se están aplicando y lo que realmente se aplica. Es decir, demuestra la importancia para las empresas de establecer procesos de planificación y control, con el fin de minimizar los riesgos. Riesgo legal, normativo y financiero El resultado de una organización no adecuada en la gestión de riesgos legales y regulatorios puede suponer una pérdida de reputación, sanciones e incluso acciones legales. “Para minimizar este tipo de riesgos recomendamos a nuestros clientes desarrollar un anexo en el contrato de la organización del evento, que contemple la contratación de todos los servicios adicionales, y la asignación de las personas de la empresa autorizadas en la firma de contratación de servicios”, afirma Milton Rivera. Asimismo, el estudio revela que el 82% de los directivos recomiendan o requieren un presupuesto cerrado a la hora de planificar un evento; mientras que un 52% de los planificadores afirman no contar con un presupuesto cerrado a la hora de planificar un evento. Además, las empresas parecen gastar innecesariamente por el hecho de no ejecutar los seguros de  cancelación o impago. De hecho el 36% de los travel managers no suelen contratar este tipo de seguros y además el 50% de los directivos (Marketing, RRHH, Compras…) afirman que las políticas de sus empresas no lo requieren. “El uso de herramientas tecnológicas adhoc puede ayudar a los planificadores de eventos (Travel Managers) a tener presupuestos estimados, centralizar los costes y maximizar el control de gastos asociados al evento”, añade Rivera. Seguridad El 64% de los planificadores de eventos encuestados y el 50% de los directivos afirman que no tienen un plan de localización de los asistentes a un evento en situaciones de emergencia. Al ser la seguridad un aspecto crítico en todos los eventos, para Milton Rivera  “es imprescindible tener un protocolo operativo que contemple un plan de contingencia constantemente actualizado para situaciones de emergencia y posibles fallos técnicos.” Las encuestas han sido realizadas en los Estados Unidos entre profesionales, planificadores de eventos (perfiles como Travel Managers y directivos de áreas tales como Marketing, Comunicación, RRRHH y Finanzas).

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