Hojas de Gastos: cómo gestionarlas

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La redacción y gestión de hojas de gastos es uno de los pilares fundamentales sobre los que debería asentarse una entidad empresarial determinada si desea mantenerse en el mercado y hacer frente a la competencia, ¿sabes por qué son tan importantes estas actividades administrativas?

Las decisiones que debe tomar un directivo o empresario para sacar adelante su negocio no resultan del todo sencillas y más teniendo en cuenta que son muchos los factores a tener en cuenta para mantenernos férreamente en el mercado, a pesar de la competencia y los ciclos de recesión en los que pueda verse inmersa la economía del país, como es el caso actual.

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Todas las piezas en el interior de una empresa, ya sea de grandes o pequeñas dimensiones, deben funcionar correctamente, sin que ninguna de sus partes se vea perjudicada, porque de ser así, en buena medida, la entidad en cuestión no podrá afrontar los posibles obstáculos que su vida comercial le pueda imponer. Tu negocio es un todo en el que cada uno de sus elementos deben funcionar en cadena y coherentemente.

No obstante, una de las actividades primordiales para crecer exponencialmente en el mercado, ya sea a nivel nacional o internacional, es la gestión y redacción de hojas de gastos, puesto que en buena medida, dichos datos y resultados numéricos nos permitirán estar al tanto de cuál es la realidad financiera de nuestro negocio en el momento presente. De esta forma, los responsables de dicha entidad podrán tener conocimiento, gracias a estos documentos, sobre cuáles son aquellos aspectos en los que deben incidir y los que deben descartar o mejorar.

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Con esta valiosa información, podrán conocer el balance de ingresos y gastos. Un porcentaje considerable de las entidades empresariales distribuidas en nuestro país, realizan este tipo de operaciones, pues su relevancia es tal que puede ayudar a vislumbrar y forjar el futuro de la misma y de sus empleados, a pesar de que se aprecian grandes fallos en su ejecución.

Se podría decir, a partir de los datos rescatados de la consultora Sales Cloud Team, que en el 60% de las empresas, existe un total de entre 1 y el 20% de sus trabajadores dedicados a redactar las notas de gastos, correspondiendo la cifra porcentual del 55% a las empresas que realizan sus hojas de gastos en el soporte tradicional de papel. En este último caso, podemos considerar el hecho de que las nuevas tecnologías se hacen con el control de un número cada vez más importante de ámbitos que forman parte de nuestra vida.

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Una forma de crecer con el tiempo y adaptarnos a los cambios que experimenta nuestra sociedad es a base de obtener los conocimientos y dominio necesarios de las tecnologías de última generación. En el caso de que tu empresa no cuente con este tipo de servicios de gestión o redacción de hojas de gastos y quieres digitalizar todas estas actividades para mejorar y agilizar el funcionamiento y desarrollo de las mismas, Captio te ofrece la ayuda que necesitas al respecto.

Se calcula igualmente que el 50% de los empleados deben esperar un total de 11 días hasta ver que sus gastos son reembolsados y otro 15% que se ve obligado a esperar la friolera de 30 días. Si duda alguna, tan larga espera puede acabar con la paciencia de cualquiera y presentarse como un factor claramente desmotivador. Captio te ayudará a agilizar todo este proceso.

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Al mismo tiempo, la mencionada empresa evitará los fraudes que en diversas ocasiones pueden surgir en este tipo de operaciones, pues se ha comprobado que el 4% de los empleados añaden en sus hojas de gastos unos 10 o 15 euros de más.

En definitiva, con Captio podrás organizar todos tus datos gracias a que interpreta automáticamente la información y cifras más relevantes de tus hojas de gastos, para que posteriormente puedas ordenarlo en función de tus criterios como las formas de pago o categoría del gasto.

Igualmente, Captio genera tus informes de gastos automáticamente, para que puedas mandárselos a quien quieras sin largas esperas, podrás registrar manualmente tus gastos, digitalizar y archivar tus tickets.

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¿Y en vuestro negocio?, ¿hay personas dedicadas a la gestión y redacción de hojas de gastos?, ¿conocíais los servicios de Captio?

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